第一章  總則

第一條 為了進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，維護(hù)檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，學(xué)生檔案管理服務(wù)體系。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《湖南省普通大中專(zhuān)學(xué)校畢業(yè)生檔案及戶口管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱(chēng)學(xué)生檔案是指：按國(guó)家計(jì)劃招收的本、專(zhuān)科且獲得學(xué)校學(xué)籍的學(xué)生檔案。

第三條 學(xué)生檔案管理體系：學(xué)生檔案管理工作實(shí)行“學(xué)生工作處統(tǒng)一指導(dǎo)、二級(jí)學(xué)院直接管理，輔導(dǎo)員組織落實(shí)、學(xué)生本人積極參與”的原則。學(xué)生畢業(yè)前的檔案（電子、紙質(zhì)）由學(xué)生工作處、二級(jí)學(xué)院管理，學(xué)生畢業(yè)后的檔案由學(xué)生工作處應(yīng)學(xué)生意愿轉(zhuǎn)遞學(xué)生就業(yè)單位或有關(guān)托管部門(mén)。

輔導(dǎo)員是學(xué)生檔案材料收集、整理和完善工作的第一責(zé)任人；負(fù)責(zé)學(xué)生檔案材料的收集、整理和完善工作；學(xué)生工作處對(duì)學(xué)生檔案的收集、整理和完善提出具體、規(guī)范的要求，按照本辦法做好學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理工作，做到安全、保密、系統(tǒng)、完備。

第二章  檔案材料

第四條 學(xué)生檔案材料的收集工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益。為了適應(yīng)國(guó)家人事工作的需要，學(xué)生檔案除招生錄取時(shí)已有的原始檔案材料外，應(yīng)不斷充實(shí)和完善學(xué)生在校期間的各種檔案材料。

（一）入學(xué)檔案材料：高考檔案、錄取通知書(shū)

新生入學(xué)檔案由新生入學(xué)報(bào)到時(shí)自帶，輔導(dǎo)員應(yīng)及時(shí)收齊、整理。整理時(shí)，應(yīng)檢查檔案密封是否完好，材料是否齊全。隨后將原新生檔案及《錄取通知書(shū)》一并裝入我院統(tǒng)一印制的檔案袋，并按學(xué)號(hào)先后順序進(jìn)行排列。輔導(dǎo)員對(duì)新生班級(jí)學(xué)生的檔案不完備的要清查匯總報(bào)學(xué)生工作處檔案管理員備案。

（二）入學(xué)后檔案材料

1．《獎(jiǎng)懲材料》：國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金、勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金、校級(jí)以上榮譽(yù)證書(shū)復(fù)印件，學(xué)生處分或處分撤消材料，輔導(dǎo)員組織裝入學(xué)生檔案。

2．《畢業(yè)生登記表》：一式一份，由學(xué)生工作處統(tǒng)一印制，學(xué)生本人填寫(xiě)，輔導(dǎo)員組織裝入學(xué)生檔案。

3.《實(shí)習(xí)生登記表》：學(xué)生本人詳細(xì)敘述實(shí)習(xí)主要內(nèi)容、收獲、體會(huì)，問(wèn)題和建議。實(shí)習(xí)指導(dǎo)老師的評(píng)價(jià)和實(shí)習(xí)單位意見(jiàn)，加蓋單位行政印章生效。

4.《畢業(yè)生成績(jī)單》：學(xué)院教務(wù)處負(fù)責(zé)提供、打印蓋章生效。

5．《體檢表》：由學(xué)院醫(yī)務(wù)室提供，輔導(dǎo)員組織裝入學(xué)生檔案。

6．其他有必要裝入檔案的材料。如學(xué)生職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件，輔導(dǎo)員組織裝入學(xué)生檔案。

以上材料需加蓋單位公章的應(yīng)按要求加蓋相應(yīng)公章或簽章，需裝袋的部分，全部由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)組織裝入學(xué)生檔案。

第五條 學(xué)生在校期間的檔案材料或打印、或用碳素黑色簽字筆書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色筆、藍(lán)色墨水以及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，除榮譽(yù)證書(shū)等證書(shū)外，檔案材料一般應(yīng)使用原件。應(yīng)保護(hù)檔案，不準(zhǔn)在檔案材料上劃圈、涂抹、批注、刪改。

第六條 檔案袋封面的填寫(xiě)。新生入學(xué)后，應(yīng)使用學(xué)校統(tǒng)一印制的檔案袋。應(yīng)保持檔案封面的整潔、干凈并以正楷字填字，檔案編號(hào)即為學(xué)生學(xué)號(hào)。已裝入檔案的材料應(yīng)在封面相應(yīng)的位置打“√”標(biāo)注。

第三章  檔案歸檔

第七條 錄取報(bào)到的新生高考檔案及《錄取通知書(shū)》應(yīng)在新生報(bào)到后一個(gè)月以?xún)?nèi)完成。

第八條 學(xué)生取得各類(lèi)獎(jiǎng)懲的材料，應(yīng)在形成文件下發(fā)后的一周內(nèi)歸檔。

第九條 《畢業(yè)生登記表》《實(shí)習(xí)生登記表》在學(xué)生畢業(yè)當(dāng)年的六月底前由學(xué)生工作處組織輔導(dǎo)員將檔案歸檔裝入學(xué)生檔案袋。

第十條 學(xué)生工作處七月底前完成當(dāng)年所有畢業(yè)生的檔案整理、完善、接收工作。

第四章  保管與查詢(xún)

第十二條 學(xué)生檔案實(shí)行規(guī)范管理。檔案材料要登記、編號(hào)、造冊(cè)、分類(lèi)、排序。要嚴(yán)格保密，并防火、防盜、防塵、防蟲(chóng)、防潮、防光、防霉、防高溫、防鼠等。做到科學(xué)規(guī)范、方便查找。

第十三條 新生入學(xué)檔案整理完畢后，輔導(dǎo)員統(tǒng)一存放學(xué)生工作處。學(xué)生工作處負(fù)責(zé)抽查資料落實(shí)情況。

第十四條 因工作需要查閱學(xué)生檔案時(shí)，本院人員須說(shuō)明查詢(xún)內(nèi)容及目的，經(jīng)檔案管理人員同意并進(jìn)行登記方可查閱。校外人員需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并進(jìn)行登記。

第十五條 學(xué)生檔案不予外借，凡借閱的檔案，要嚴(yán)格保管、遵守保密制度、不得私自復(fù)制、拍照、涂改、勾劃、增加或撤換。否則，由此造成不良后果的，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)責(zé)任。

第五章  投遞與提取

第十六條 學(xué)生檔案通過(guò)機(jī)要渠道傳遞，必要時(shí)可派專(zhuān)人送取，特殊情況需自帶的，攜帶過(guò)程中檔案遺失、私自開(kāi)封等后果由學(xué)生本人負(fù)責(zé)。

第十七條 學(xué)生工作處應(yīng)在十月底之前按本辦法中第二章、第三章，完成畢業(yè)生檔案整理、接收工作。

第十八條 學(xué)生在畢業(yè)當(dāng)年七月底未申請(qǐng)本人檔案去向，學(xué)生工作處按照相關(guān)規(guī)定可轉(zhuǎn)入其生源所在地的人才交流中心托管或?qū)W校所在市人才交流中心托管。

第十九條 退學(xué)、開(kāi)除學(xué)籍以及其他原因喪失學(xué)籍者，其本人檔案按《普通高校學(xué)生管理規(guī)定》退回其家庭戶籍所在地。

第二十條 畢業(yè)生檔案由學(xué)生工作處負(fù)責(zé)發(fā)放，以班級(jí)為單位打印《學(xué)生檔案發(fā)放名冊(cè)》。通過(guò)機(jī)要郵遞的畢業(yè)生檔案應(yīng)登記造冊(cè)，畢業(yè)生檔案《機(jī)要文件交寄回執(zhí)單》原件由學(xué)生工作處留存。

第二十一條 所有學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出必須登記造冊(cè)。

第二十二條 畢業(yè)生憑本人畢業(yè)證、身份證和調(diào)檔函領(lǐng)取本人畢業(yè)檔案。檔案管理員在發(fā)放學(xué)生檔案時(shí)，須讓學(xué)生在《學(xué)生檔案發(fā)放名冊(cè)》上簽字。

第六章  附則

第二十三條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，由學(xué)生工作處負(fù)責(zé)解釋。

湖南交通工程學(xué)院畢業(yè)生檔案注意事項(xiàng)

1.認(rèn)真填寫(xiě)檔案袋。字跡清晰，內(nèi)容規(guī)范，注意本科四年，專(zhuān)科三年，專(zhuān)升本二年。戶籍地址需要填寫(xiě)到縣級(jí)，比如衡陽(yáng)市衡南縣、株洲市茶陵縣等。

2.檔案內(nèi)的資料包括：錄取通知書(shū)，新生報(bào)名表，考生材料，成績(jī)單，畢業(yè)生登記表，報(bào)到證（白聯(lián)），體檢表，德育學(xué)分表，獎(jiǎng)懲材料，實(shí)習(xí)報(bào)告（如果院系需要就留存在院系，如果院系不需要就放入檔案袋），實(shí)習(xí)手冊(cè)（護(hù)理系獨(dú)有材料，其他院系不要，注意不要放入實(shí)習(xí)證明）

3.檔案袋以班為單位上交至航母樓208，上交前請(qǐng)認(rèn)真核實(shí)資料是否完整，如果有資料不全的檔案請(qǐng)單獨(dú)分開(kāi)處理。注意今年在我?？忌蠈?zhuān)升本的學(xué)生檔案不郵寄，上交時(shí)單獨(dú)分開(kāi)。

4.需要郵寄往單位，升學(xué)去其他高校，需要開(kāi)調(diào)單函才接收的人才市場(chǎng)，這三類(lèi)情況，請(qǐng)學(xué)生自己帶好調(diào)檔函或者三方協(xié)議的復(fù)印件，拿著自己的檔案，單獨(dú)來(lái)找我郵寄。

5.大批量郵寄檔案的時(shí)間一般會(huì)8月初左右，檔案去向查詢(xún)到時(shí)候可以關(guān)注“湖南交通工程學(xué)院”微信公眾號(hào)，“微服務(wù)”功能可以查詢(xún)檔案去向。此查詢(xún)功能僅可查詢(xún)由學(xué)校郵寄去戶籍地的學(xué)生檔案。

6.請(qǐng)確保每位同學(xué)的檔案都及時(shí)上交。