第一章 前言

團員檔案是團員身份的重要標志，也是團員重要經(jīng)歷的體現(xiàn)。團員檔案管理工作在團組織建設中位置十分重要。做好團員檔案的管理工作，可以使團組織對每個團員的情況有一個基本的了解，有利于對團員的教育和管理。為使我校團員檔案的管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、條理化，做好團員檔案的轉接、移交及管理工作，制定如下團員檔案的管理辦法：

第二章 團員檔案的主要內容

第一條  必須具備的資料：入團申請書、入團志愿書、團員證。

第二條  團員在校期間獎懲情況登記表（包括：團內獎勵決定、團內處分的調查、本人檢查和組織決定）。

第三條  其他團內相關資料。

第三章 轉接、移交制度

第四條 新生團員檔案的轉接：

（一）新生在入學報到后必須在規(guī)定時間內由本人攜帶的由原來學校團組織密封的團員檔案上交給各班團支書，由各班團支書負責將新生團員資料匯總并填寫《湖南交通工程學院新生團員檔案登記表》。

（二）各學院團總支應對所有轉接的新生團員檔案進行收集、整理、記錄備案，填寫《湖南交通工程學院新生團員檔案匯總表》后統(tǒng)一上交校團委組織部。

（三）各學院團總支應對所有轉接的新生團員檔案記錄備案，團員檔案以何種辦法轉遞，應在團組織關系介紹信的“備注”欄內注明。

（四）對于通過郵政轉遞的團員檔案，各學院團總支應及時做好接收登記工作。

（五）校團委根據(jù)每年新生報到情況，下發(fā)文件通知各學院上交新生團員檔案的具體時間。上交期間，由各班團支書或組織委員在學院團總支的帶領下統(tǒng)一到校團委組織部上交團員檔案，校團委審核上交的團員檔案，對于檔案不全等情況根據(jù)具體要求進行處理。

（六）校團委對所有轉接的新生團員檔案分學院分班級記錄備案。

第五條 團員檔案的移交：

（一）團員因畢業(yè)、升學等原因離開原單位時，其檔案應及時轉遞；畢業(yè)或轉學（轉出）由校團委統(tǒng)一辦理轉出手續(xù)，辦理時須上交本人團員證。

（二）凡屬團組織管理的團員檔案，應由團組織密封后交給畢業(yè)班的輔導員老師，再由輔導員老師轉交給團員本人攜帶；不便交本人攜帶的，則由團的組織通過機要交通或掛號郵政負責轉遞。

（三）代轉辦理別人檔案的，必須帶上所轉人的團員證或身份證，并出示自己的身份證，并在團員檔案表上簽字，否則，不予辦理代轉檔案。

（四）團員因轉學、退學等原因離校，需在離校前持團員證和團總支開具的證明（證明中需說明因何原因離校及團費繳至時間），到校團委辦理組織關系轉出手續(xù)。校團委應在團員證“組織關系轉出”一欄填寫轉出日期、原因及團費繳至時間，并加蓋校團委印章。

（五）新生、轉專業(yè)團員的組織關系必須在各學院團總支規(guī)定的時間內收集、整理、歸檔。

（六）新、老團員如有團員檔案中的其中一份材料（如：入團志愿書、團員介紹信、團員證等）遺失的，以學院為單位進行登記，在發(fā)展新團員期間統(tǒng)一到校團委補辦。若所有檔案都已遺失，則應重新申請入團。

（七）畢業(yè)生團員組織關系的轉出手續(xù)辦理，由學院團總支收齊以下相關材料，在規(guī)定的時間集中到校團委辦理。相關材料包括：1、畢業(yè)生的團員證；2、院畢業(yè)生團員名單一份。

（八）新參加工作的教職工團員在報到后，持有關團籍證明到校團委辦理組織關系轉入手續(xù)；教職工團員因工作調動，憑相關人事證明及時辦理組織關系的變更或轉出手續(xù)。

（九）校團委應建立檔案資料柜，由檔案管理人員將需要歸檔的材料加以系統(tǒng)的整理分類，建立團員檔案盒及團員登記簿。

第四章 歸檔制度

第六條  團員檔案的管理自團員入學之日起，團員畢業(yè)離校之日止。超齡離團的團員檔案材料，從超齡離團之日起，保存三年后銷毀。

第七條  受團內處分的團員檔案材料，從出團之日起，保存十年后銷毀。

第八條  死亡、自動退團的團員檔案材料一般不再保存。自行脫團的團員檔案，保存三年后銷毀。

第九條  畢業(yè)團員檔案保存三年后銷毀。

第十條  凡需銷毀的團員檔案，由校團委負責，進行登記，以備查考。

第十一條  非團員在校期間如申請入團，可向學院團總支提出申請，按相關程序辦理。入團后，建立個人團員檔案。

第五章 管理制度

第十二條  管理時間從團員關系轉入本院團組織之日起（在各學院團總支申請入團的團員從批準入團之日起），至團員組織關系轉出日止。

第十三條  團員檔案的管理工作有專人管理，根據(jù)團員數(shù)量變動情況，定期核查整理，確保無缺漏、遺失、損壞等情況。

第十四條  檔案管理人員要做好保密工作，不準私自摘引秘密文件和摘抄檔案材料的內容。

第十五條  檔案管理人員變動時，要對所保管的檔案進行清查，核對無誤后方可辦理交接手續(xù)。

第十六條  凡本單位人員因工作需要查檔案，一般在檔案室查閱，如需借出，須辦妥手續(xù)后方可借出，并在2天內歸還。

第十七條  借閱檔案必須妥善保管，愛惜使用，禁止私看折卷，抽頁，隨意涂改做記號，不得擅自復制、轉借他人或單位，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)依法處理。

第十八條  凡未經(jīng)整理，登記完畢的檔案，一律不外借。

第十九條  各團總支要根據(jù)團員數(shù)量的變動情況對團員檔案進行定期整理，并定期上報校團委。

第二十條  團員證必須在每年團員教育評議結束后按時注冊，兩次注冊時間間隔最長不得超過15個月，逾期取消團員資格。

第二十一條  各團總支、團支部應建立總支、支部團員電子檔案，電子檔案的主要項目有：姓名、性別、出生日期、民族、入團時間、團內職務、獎懲情況、備注等。團員的登記要作到內容準確，避免漏登、錯登、重登。

第二十二條  團員在校期間的獎懲、思想?yún)R報、檢查和組織決定等材料，要及時放入檔案。

第二十三條  團員年齡在28歲超齡離團。年滿28周歲的團員，團支部應按照本人申請、支部討論的程序為其辦理超齡離團手續(xù)，并報上級團組織備案，檔案另行管理。